Открытие цикла мероприятий
1. Сначала намечается и обсуждается цикл мероприятий на форуме: Общие вопросы публичной деятельности.
2. По достижении результата, соратник с уровнем допуска не ниже "Ядра" на текущей странице (здесь) в правом верхнем блоке "Добавить" выбирает пункт и добавляет [Цикл мероприятий] :
- Дав общее описание цикла мероприятий.
Пример - "Конференция конкурса КУБ-2091"
3. Далее формально нужно проголосовать (+/-) за данный документ, и если он наберет достаточно голосов, то администратор сайта сделает его действующим. То есть даст доступ к комплексу управляющих блоков на этой и производных страницах, а инициатору даст роль "Главный организатор".
Открытие очередного мероприятия внутри цикла мероприятий
Вначале организатор мероприятия подготовит площадку конференции. Так находясь на своей странице "цикла мероприятий" он сможет:
1. Добавить основные руководящие документы для всего цикла мероприятий, выбрав в правом блоке пункт "Инструкция".
2. Затем открыть "Очередное мероприятие", выбрав в правом блоке соответствующий пункт. При добавлении "Очередного мероприятия" нужно будет указать номер, название, контактные данные, дату-время и место проведения, так же место на карте. Для объявления - диапазон дат. - тогда будет движущаяся строка объявлений.
После добавления, таким образом, очередной конференции, там же появится справа блок с предложением участия в качестве "слушателя", "докладчика" или "организатора".
3. Нужно добавить заявку на "Организатора", выбрав в правом блоке "Регистрация в качестве:" пункт "Организатора". И самому же её одобрить (ссылка внизу добавленной заявки).
Подготовка Приглашения и Афишы
Далее в правом блоке "Добавить" выбрав пункт "Общие материалы" добавляем документ - "приглашение" и даем ему статус приглашения (ссылка внизу добавленного приглашения)..
Для оформления Афиши, добить через пункт "Материал Афиши" соответствующие пункты.
Теперь площадка будет полностью готова и можно перейти к приглашению на неё.
Для этого на главной странице сайта и в левом блоке "Добавить", инициатор должен добавить "Письмо для рассылки" с приглашением: в письмо добавляется ссылка на "приглашение" и на "Афишу мероприятия".
Регистрация участников и публикация докладов
- Если участники регистрируются на сайте, то уже сами непосредственно регистрируют свое участие и добавляют свои доклады
Так, после оповещения, каждый зарегистрированный пользователь сайта сможет заполнить регистрационную форму для участия в конференции в качестве "слушателя", "докладчика" или "организатора".
Потенциальному "организатору" придется подождать одобрения "Организатора мероприятия".
Для каждой роли, предусмотрена своя страница, с набором соответствующего функционала, на которую можно перейти будет только после одобрения заявки на участие в конференции.
На странице докладчика, он (докладчик) может добавить новый доклад с кратким описанием, а так же доступным только для организаторов - контактными данными и самим докладом в виде файла (word-овского документа).
На странице слушателя, он (слушатель) может проголосовать за заинтересовавшие доклады.
На странице организатора, он (организатор) может отобрать доклады из их отсортированного списка, согласно рейтинга общего голосования. А так же создать письма и пустить их на рассылку участникам.
- Если участники Не регистрируются на сайте и не проявляют на нем активности, то диалог с докладчиками и участниками ведется через письма. А доклады и другие материалы вносятся организатором или администратором сайта.
В заключение "Организатор"
- Публикует "Программу" мероприятия.
- Рассылает письма с приглашением и вложенной ссылкой на "программу" и афишу мероприятия.
Проведение мероприятия
Добавление итоговых документов с фото, видео-материалами
Преимущества такого оформления мероприятия:
1. Вынужденное ознакомление и принятие предписанного регламента всеми участниками (пример - Устав Конференции)
2. Отображение оперативной информации в режиме реального времени:
- Список организаторов
- Список слушателей
- Список докладчиков
- Краткое содержание докладов.
- Готовая страница визитки мероприятия - "афиши" в интернете
3. Накопленная информация по участникам позволяет организаторам:
- заранее позаботиться о бейджиках
- автоматизировать e-mail рассылки каждой из групп участников.
- Добавив к списку докладов стандартную обложку получить текст программки конференции.
- иметь оперативную картину расходов и доходов от мероприятия.
4. Структурированная информация хранит наработки в одном месте и удобном для дальнейшего использования виде.
